Tickets & Caja

📷 Escanear recibo o factura con IA

En lugar de teclear, puedes tomar una foto de un ticket, factura, nota de remisión, recibo o incluso una nota escrita a mano (o subir un PDF) y el sistema lee el documento por ti: comercio, RFC, fecha, conceptos, cantidades, precios, subtotal, impuesto y total.

Consejos: foto completa, derecha y con buena luz; si el papel está arrugado o la letra es difícil, revisa con más cuidado los montos (la IA te avisa cuando duda). Por privacidad, la imagen se envía al proveedor de IA únicamente para leerla.

📁 El proyecto es el expediente del encargo

Desde 2026-09-08, un ticket (Venta o Compra) puede ligarse a un proyecto (el mismo de Finanzas): así Compra = gasto del proyecto y Venta = ingreso del proyecto, y el proyecto junta lo físico (Tickets) con lo financiero (Finance). Ejemplo: el pedido de una boda junta la compra de playeras (Ticket Compra), la mano de obra (gasto en Finanzas) y la venta final (Ticket Venta) — una sola vista con costo, ingreso y margen real. El campo Proyecto es opcional en el formulario de ticket y aparece en la lista de tickets.

📋 ¿Qué hace este módulo?

Tickets es el punto de venta del negocio: registra ventas y compras, cobra en Caja (incluso a crédito/en abonos), controla inventario por almacén, reparte el trabajo por departamento, y contabiliza cada operación en ContaSAS con partida doble.

🎫 Crear y Editar Tickets

De la cotización al ticket

Cuando una cotización de Quote Link queda Aprobada, aparece en ella el botón «Convertir en ticket» (y el sistema te lo ofrece al aprobarla). Abre un ticket de venta ya armado:

• Cliente: se preselecciona solo si coincide, entre los clientes de tu negocio, por correo, teléfono o nombre (y solo si es uno solo). Si no, el aviso azul te dice a quién buscar y lo eliges o lo creas con «+ Crear nuevo». El sistema ya no crea por su cuenta un contacto a partir del nombre de la cotización.
• Partidas: la cotización guarda texto libre, no productos. Los renglones cuyo texto es exactamente el nombre (o el SKU) de uno de tus productos se agregan solos; los demás quedan en un cuadro amarillo donde eliges el producto real de cada uno y pulsas «Agregar» (el texto original queda como nota de la partida). Un producto que pide medidas (M2/ML con Modo MKT) se carga en el captor de arriba para que escribas base y altura.
• Precios: los de la cotización son antes de IVA; en el ticket se cargan con IVA incluido para que el total sea el que se aprobó. Esos precios no se rechazan aunque no coincidan con un nivel del producto, porque ya los autorizó la cotización aprobada.
• Vínculo: el ticket guarda de qué cotización salió; la cotización muestra «Ticket …» con un enlace. Una cotización no se convierte dos veces mientras su ticket siga vivo; si lo cancelas, puedes convertirla de nuevo.

💳 Caja

Registra pagos contra un ticket (parciales o totales), en el método real (efectivo, tarjeta, transferencia, etc. — el mismo catálogo SAT que usa Finanzas). Si el ticket ya está contabilizado, cada pago genera automáticamente su propio asiento de "cobro" (Banco/Caja contra Clientes) sin necesidad de volver al panel de Contabilizar.

Al abrir Caja ya ves todos los tickets de venta sin pagar (los más viejos primero, con cliente, total, abonado y restante) y cuánto se debe en total. Usa el buscador de la tabla para filtrar por folio, cliente o monto. Pulsa «Cobrar» en un renglón para abrir a ese cliente con ese ticket ya marcado; con un cliente elegido la lista pasa a ser la suya, con casillas para cobrar varios tickets a la vez, y «Ver todos los pendientes» (o limpiar el cliente) regresa a la lista general. Las compras con saldo no aparecen aquí (son dinero que el negocio debe, no que le deben).

El campo Folio busca mientras escribes: en cuanto el número coincide con un ticket pendiente, se selecciona automáticamente su cliente y ese ticket queda pre-marcado — útil cuando el producto físico ya trae ese número anotado.

Los íconos junto al cliente son: ➕ Otro Ingreso, 💸 Vale de Caja, y 🔍 Buscar Pagados — cada uno con su etiqueta al pasar el mouse.

🔒 Corte de Caja

El día es el de México: «hoy», los totales del día y el corte cuentan de las 00:00 a las 23:59 hora de México (antes el día cambiaba a las 22:00 porque la base de datos va 2 horas adelantada). Los cortes ya cerrados no se modifican.

Cierra el día: muestra el total cobrado por método de pago y bloquea (con una advertencia, no un bloqueo duro) pagos adicionales registrados el mismo día después del corte.

👷 Departamentos

Cada categoría de producto (DTF, Lonas, Impresión, Gorras, Magnetos, Refacciones, etc.) funciona como un departamento. Tres pantallas lo controlan (solo administradores). Todas están dentro del engrane «Configuración» del menú, como pestañas: General · Botones frecuentes · Departamentos · Personal · Permisos · Puestos y permisos (antes cada una tenía su propio icono en el menú). La configuración de la producción ya no está ahí: vive en la sección Producción.

Mis Pedidos es la lista de trabajo personal: muestra solo los renglones de venta de tus departamentos (primero lo que vence antes según la «Entrega»; sin fecha, los más viejos primero), con folio, entrega, cliente, producto, cantidad y medidas. Cuando terminas tu parte pulsas «Terminado»: el renglón sale de tu lista y pasa a la pestaña Terminados. Un administrador ve todos los departamentos. Detalle en esta pregunta.

Puestos, permisos y áreas del equipo

Para dar a cada persona justo lo que necesita, Tickets tiene tres piezas que se pueden usar por separado. Todas se prenden o apagan por negocio en Configuración (sección «Equipo»); con todas apagadas, Tickets funciona como siempre.

• Puestos (pestaña «Puestos y permisos» de Configuración): un puesto junta qué puede hacer en el mostrador y qué departamentos atiende (ej. «Cajero», «Encargado de DTF»). Lo creas una vez, marcas lo que permite y se lo das a tu gente desde la misma pantalla. Si alguien tiene varios puestos, se suman. Los administradores siempre pueden todo.
• Permisos finos del mostrador: agregar clientes o productos nuevos, aplicar descuento, cambiar el precio de una partida, recibir anticipo, registrar Compras/Devoluciones/Ajustes, y editar o cancelar tickets de otras personas. Apagado, todos pueden lo mismo que hasta hoy (y lo de Compras, Devoluciones, Ajustes y tickets ajenos sigue siendo de administradores). Encendido, cada acción exige tener el permiso, y el servidor lo exige al guardar: ocultar un botón no es seguridad. Si a alguien le niegas un permiso a propósito (en Permisos del equipo), esa negación manda sobre su puesto.
• Venta por departamento: quien tiene departamentos asignados (a mano o por su puesto) solo encuentra y solo puede cobrar productos de ellos y los que no tienen departamento. Quien no tiene ninguno, y los administradores, venden todo.
• Cola de trabajo por departamento (Mis Pedidos, avance, «Terminado»): para negocios donde el pedido pasa de mano en mano (imprenta, taller, panadería). En un negocio de mostrador, donde se paga y se lleva el producto, déjala apagada y el menú queda más limpio. Si no la has tocado, sigue al Modo MKT.

En todos los giros se llaman departamentos (ej. Ferretería, Papelería, Caja, o GF y DTF en una imprenta).

Modo MKT: en Producción → Departamentos hay un botón que agrega los departamentos típicos de impresión que te falten (GF, DTF, Impresión, Corte, Planchado, Terminado) sin tocar los que ya tienes. Los acabados que salen como atajos en la nota de cada partida (ojillos, dobladillo, jareta visible u oculta, rebase…) los editas en Configuración.

📉 Mermas

Para pérdidas, daños o descartes que no pasan por un ticket: elige producto, almacén, cantidad y motivo — la existencia se descuenta de inmediato y queda su propio registro de movimiento de inventario (visible en la misma pantalla, últimas 30 mermas).

🛠️ Producción (Lona/Vinil)

Para productos medidos en M2/ML (lona, vinil), cada línea de pedido pasa por 5 estaciones físicas, una pantalla por estación:

📊 Reportes

Solo administradores. Nueve reportes listos: mejores clientes, producto por cliente, existencia por producto, ventas por producto, ventas anuales/mensuales por producto, ventas mensuales por cliente, productos por categoría, y ventas por fecha.

📊 Contabilizar

Pantalla de revisión estilo Finanzas: lista tickets Venta/Compra, filtra por contabilizado/pendiente, y permite contabilizar uno, varios seleccionados, o todos los pendientes.

❓ Preguntas frecuentes

¿Cómo veo quién me debe y cuánto?

Entra a Tickets y pulsa el ícono 💵 «Cuentas por cobrar» de la barra de arriba (también está en el Inicio de Tickets, en «Saldo pendiente de cobro →»). Ahí aparece cada cliente con lo que te debe, cuántos tickets son y de hace cuántos días es el más viejo; al abrir el nombre ves el detalle ticket por ticket. Si compraste a crédito a un proveedor, también aparece «Yo debo».

Junto a cada cliente hay un botón de WhatsApp y/o Correo (según lo que elijas en Perfil → Configuración) que abre el mensaje de recordatorio ya escrito; tú lo mandas. Para cobrar, ve a Caja.

¿Dónde le aviso al cliente que su orden está en proceso o ya está lista?

En la lista de tickets, cada venta tiene un botón «Enviar». Se abre un menú con tres mensajes: Ticket completo, Aviso: orden en proceso y Aviso: orden lista (este último incluye el adeudo si todavía debe algo). Elige WhatsApp o Correo y se abre con el texto listo.

Si usas Producción, el menú te aparece solo en dos momentos: al crear un panel con la orden (sugiere «en proceso») y al terminar la última línea de la orden (sugiere «lista»).

¿Cómo le mando el ticket por WhatsApp o por correo?

Al guardar una venta con cliente se abre el mismo menú («Ticket guardado») con el ticket sugerido. También puedes hacerlo después con el botón «Enviar» de la lista de tickets, y el recibo de Caja trae sus propios botones de WhatsApp y correo.

El ticket sale con este formato: folio, cliente, fecha, medio de pago, productos, subtotal, impuestos, descuento, total, anticipo y adeudo pendiente.

¿Solo WhatsApp, solo correo o los dos? Lo eliges en Perfil → Configuración → «Envío de recibos y documentos» (lo cambian los administradores del negocio). Solo verás los botones del canal que elegiste.

¿Cómo agrego los clientes y productos que ya tengo en MS Access?

1. En Access abre tu tabla de clientes (o de productos) y exporta: Datos externos → Excel (o Archivo de texto). El archivo .mdb/.accdb tal cual no se puede leer.
2. Clientes: en Contactos pulsa el ícono 📥 Importar. Productos: en Productos (administrador) pulsa el ícono 📥 Importar productos.
3. Sube el archivo (.xlsx, .csv o .txt; hasta 2,000 renglones por archivo), relaciona las columnas (el sistema propone las que reconoce) y pulsa «Ver vista previa»: cada renglón dice si es nuevo, si ya existía, si se omite o si tiene error. Todavía no se guarda nada.
4. Si te parece bien, «Importar ahora». Puedes bajar la lista de omitidos y errores para corregirlos en Access y subirlos otra vez.
5. ¿Te equivocaste? En «Importaciones anteriores» pulsa Deshacer: los registros del lote se ocultan (no se borran).

¿Cómo sabe el sistema que un producto lleva medidas (lonas, vinil) o es lineal (DTF)?

Lo decide un solo dato de la ficha del producto: «Unidad de medida especial» (Productos → editar producto).

• M2 (área): lonas, banners, vinil. Al venderlo pide base y altura en metros más la cantidad de piezas; el sistema calcula base × altura × piezas.
• ML (lineal): DTF y rollos. Pide solo el largo (altura) y la cantidad; el total son los metros lineales.
• Ninguna (por pieza): todo lo demás; no pide medidas.

Las medidas solo se piden si tu negocio tiene encendido el «Modo MKT» (Tickets → Configuración): es para negocios de impresión y gran formato. Con el modo apagado, los productos se venden por pieza aunque tengan unidad especial.

¿Cómo ve cada empleado solo lo suyo y cómo marca que ya terminó?

1. Productos: en la ficha de cada producto elige su Departamento (GF para lonas y vinil, DTF para DTF…). Es el que decide a dónde se enruta el trabajo.
2. Personal por Departamento (administrador): asigna a cada empleado el o los departamentos que atiende.
3. Al hacer una venta, cada renglón con un producto de departamento aparece en la lista Mis Pedidos de quien lo atiende, y solo de esa persona (un empleado de DTF no ve lo de GF). Solo cuentan las ventas: las compras y los ajustes no generan trabajo.
4. Al terminar el trabajo pulsa «Terminado». El renglón desaparece de su lista; queda registrado quién lo terminó y cuándo. Cuando se termina la última línea de la orden, el sistema ofrece avisar al cliente que ya está lista (tú mandas el mensaje).
5. ¿Se marcó por error? En la pestaña Terminados hay un botón para reabrir (lo puede hacer un administrador, o quien lo terminó). Todo movimiento queda en la bitácora.

Si no aparece nada en tu lista, revisa que tu producto tenga departamento y que tú estés asignado a él.

¿Cómo veo qué le falta a una orden?

En la lista de tickets, la columna «Avance» muestra Faltan N · terminados/total (verde «Listo» cuando todo terminó). Al pulsarla se abre debajo del ticket cada trabajo con su medida, su departamento y su estado (⏳ pendiente, en qué estación va, o ✔ terminado y por quién). Al abrir el ticket para editarlo aparece el mismo resumen arriba. El avance considera tanto los trabajos por departamento como los que van por estaciones de producción.

¿Qué almacén usa un negocio nuevo?

Toda venta necesita un almacén. Cuando un negocio entra por primera vez a un ticket y no tiene ninguno, el sistema crea «Almacén principal» y lo marca como predeterminado (Tickets → Configuración → Almacén por defecto). Puedes cambiarle el nombre o crear más almacenes en Productos → Almacenes; los movimientos de inventario se ligan por número, así que renombrarlo no rompe nada. No se crea al dar de alta la cuenta sino al primer uso, para no llenar la plataforma de almacenes que nadie va a usar.

¿Dónde veo cuánto falta por pagar cuando un cliente da abonos?

En cuatro lugares, siempre con el total restante:

• Caja, antes de cobrar: al marcar los tickets aparece «Adeudo de N tickets: $X» y, al escribir el monto, «Quedará por pagar: $Y» (o «Liquida lo seleccionado»). La tabla de tickets pendientes muestra Total · Abonado · Restante.
• Caja, el recibo: por cada ticket dice el abono, lo pagado a la fecha de cuánto y «Restante» (o «Liquidado ✓»), más el total restante por pagar. Ese mismo texto es el que se manda por WhatsApp o correo.
• Lista de tickets: la columna Restante; si ya hubo abonos, abajo dice «abonado X de Y».
• Cuentas por cobrar (ícono 💵): al abrir un cliente, cada ticket muestra Total · Pagado · Restante y la lista de pagos recibidos con su fecha, hora y medio de pago. Si un anticipo viejo se capturó antes de que el sistema lo registrara como pago, aparece como «Anticipo al crear el ticket (sin detalle de fecha)».

¿Puedo buscar un folio en Caja escribiendo solo el número?

Sí. En Perfil → Configuración → Tickets → «Caja: cómo buscar un folio» (lo cambian los administradores del negocio) elige «Solo el número». Entonces en Caja basta escribir 365 (o 938365, o el que sea): el prefijo y los ceros se ignoran, así que «A.000365», «TKT-365» y «365» son el mismo folio. Es como funciona la versión Windows.

• Si el mismo número existe con prefijos distintos (TKT-3736, A-3736, G.3736…), Caja muestra la lista «Hay N tickets con ese número, elige» con el folio completo, el cliente y lo que debe, y tú pulsas el correcto.
• Si escribes el prefijo completo («A-3736») se va directo a ese ticket, sin lista.
• Solo busca tickets con saldo pendiente (los ya pagados están en «Buscar pagados»). «365» no encuentra el 1365 ni el 3650: debe ser exactamente ese número.
• Con la opción «Folio completo» (la de siempre) hay que escribir el folio tal cual aparece en el ticket.

¿Puedo ponerle una nota al ticket y a cada partida (archivo, ojillos, dobladillo…)?

Sí. Hay dos notas:

• Nota del ticket (opcional): el cuadro arriba de los totales. Sirve para indicaciones generales de la orden: fecha de entrega, quién recoge, etc.
• Nota de la partida: aparece debajo de la línea del producto cuando el negocio tiene el Modo MKT encendido (Tickets → Configuración). En lonas, vinil y DTF es obligatoria: escribe el nombre del archivo de la imagen y los acabados. Abajo hay atajos (Ojillos, Dobladillo, Jareta visible, Jareta oculta, Rebase…) que se agregan con un clic; puedes seguir escribiendo.

Las notas se ven en la tabla de partidas, al editar el ticket, en Mis Pedidos y en las pantallas de producción (para que quien imprime sepa qué archivo y con qué acabados), y van en el texto del ticket que se manda al cliente.

¿Puedo tener botones con mis productos y servicios más vendidos en el ticket?

Sí, es opcional y cada negocio decide. Es lo que hacía el mostrador de la versión Windows:

1. Actívalos: Perfil → Configuración → Tickets → «Botones de productos frecuentes» → casilla «Mostrar los botones en el ticket» (la cambian los administradores del negocio).
2. Ármalos: en el ícono ⊞ «Botones frecuentes» de Tickets (o el enlace de esa misma tarjeta). Elige el producto o servicio, si quieres cámbiale el texto del botón, y Agregar. Hasta 40 botones; con las flechas ↑ ↓ decides el orden, con el lápiz cambias el texto y con el bote lo quitas (el producto no se borra).
3. Úsalos: los botones salen debajo de la línea de Modo / Fecha / Cliente / Almacén. Al pulsar uno, el ticket llena el producto, su precio (del nivel que tengas marcado: público, mayoreo, manufactura…) y la cantidad 1, y te deja en las medidas (si es de lona, vinil o DTF) o en la cantidad. Luego pulsas «Agregar partida» como siempre.

Salen todos juntos, en el orden que elijas; no se separan por tipo de producto. Un producto inactivo no se muestra aunque tenga botón.

¿Qué datos pide el alta de un cliente y por qué a veces dice que «ya existe»?

Nombre, apellidos y empresa siempre se guardan en Proper Case («JUAN PÉREZ DE LA CRUZ» queda «Juan Pérez de la Cruz»; «comercializadora xyz sa de cv» queda «Comercializadora Xyz SA de CV»): se acomoda solo al salir del campo y la base de datos lo exige aunque el dato llegue por otro camino. Solo se necesita el nombre y al menos un WhatsApp o un correo. La CURP y el RFC son opcionales (si los escribes se validan). Si prefieres una ficha corta, en Perfil → Configuración → «Mis contactos» elige el modo simple (empresa, nombre, apellido, celular, WhatsApp y correo).

Si el dato ya existe en la plataforma, el sistema pregunta «¿es la misma persona?»: puedes usar ese registro, o —si esa persona ya tiene su propia cuenta— pedirle que sea tu cliente o proveedor (ella acepta o rechaza), o guardar a otra persona sin ese dato. Nunca se junta en silencio.

🔧 Solución de Problemas