SiCoI - Guía Rápida del Sistema

Recepción · Caja · Mostrador · Almacén · Operación General

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🚀 Antes de Comenzar

Antes de usar el sistema, registra la información básica para que todos los módulos funcionen correctamente.

⚠️ Orden recomendado: configura primero los catálogos base (Productos, Categorías, Almacenes, Contactos, Usuarios) antes de operar Caja o Mostrador — los demás módulos dependen de estos datos.

📦 Productos

Nombre, descripción, unidad de medida (compra y venta), categoría, precio(s) y estatus (activo/inactivo).

🏷️ Categorías

Clasificación de productos.

🏬 Almacenes

Define los espacios de almacenamiento.

👥 Contactos

Clientes, proveedores y empleados. Llena empresa, nombre, apellidos, teléfono, celular, WhatsApp, correo electrónico y fecha de nacimiento; define si es empleado, cliente, proveedor o combinado.

🔑 Usuarios

Crea accesos con niveles de permisos: nombre de usuario, nivel de acceso y clave de acceso.

⚙️ Productos Frecuentes

Selecciona el producto y especifica si es Gran Formato o Impresión, para que aparezca en su panel respectivo.

🛡️ Niveles de Acceso

Selecciona el nivel de acceso y qué elementos puede acceder del menú, botones y demás componentes del sistema.

📁 Categorías de Usuario

Asigna las categorías que el usuario podrá ver en su panel de órdenes.

📅 Citas

Agrega al catálogo los tipos de citas.

⚙️ Configuraciones Opcionales

No esenciales para arrancar, pero recomendadas conforme el negocio crece:

  • Catálogo de tipos de activos
  • Catálogo de ubicaciones de activos
  • Catálogo de conceptos de gastos
  • Fechas especiales
  • Equivalencia de productos propios y proveedor
  • Catálogo de categorías (Productos) — ver Rangos de Productos
  • Catálogo de rangos (productos) — ver Rangos de Productos
  • Datos de la empresa

🔐 Modificar / Eliminar Registros

Modificar o eliminar un registro protegido requiere un código de un solo uso generado por el sistema de cifrado en línea. Una vez generado, ese código se elimina del servidor — no puede reutilizarse.

🔁 Rotación de clave: cuando el sistema lo indique, deberás generar una nueva llave de cifrado. Esto incrementa la seguridad al invalidar códigos anteriores.

🔘 Botones del Sistema

Barra de herramientas estándar disponible en la mayoría de las ventanas del sistema:

➕ Agrega

Crea un nuevo registro en blanco.

💾 Guarda

Guarda los cambios del registro actual.

✏️ Edita

Habilita la edición del registro actual.

🚫 Cancela

Descarta los cambios sin guardar.

🗑️ Elimina

Borra el registro actual (requiere código de cifrado).

🔄 Actualiza

Refresca el registro con los datos guardados.

🖨️ Imprime

Envía el documento actual a impresión.

⏮️⏭️ Navegación

Registro inicial, anterior, siguiente y final.

🔃 Refresca

Vuelve a consultar la lista o ventana activa.

❌ Cerrar

Sale / cierra la ventana activa.

✅ Terminado

Establece el estatus de la orden como terminado.

📦 Entregado

Establece el estatus de la orden como entregado.

🌐 Actualiza en Red

Sincroniza los cambios con el resto de las estaciones.

🎫 Ticket

Genera/imprime el ticket asociado.

📚 Guía Interactiva de Módulos

Haz clic en cada módulo para ver su descripción y funciones principales.

1. Iniciar Sesión
  • Introduce tu usuario y contraseña.
  • Si hay error, revisa las credenciales.
  • El sistema mostrará módulos según tu rol.
2. Menú Principal

El menú se adapta al tipo de usuario:

  • Recepción: Clientes, Citas, Caja.
  • Mostrador: Venta rápida, Productos.
  • Almacén: Inventario, Entradas y Salidas.
  • Administración: Activos, Configuración y Reportes.
3. Mostrador de Venta
  • Pantalla táctil optimizada con botones grandes.
  • Categorías: bebidas, snacks, servicios.
  • Permite búsquedas por folio o nombre.
  • Opciones extendidas para supervisores.
4. Caja
  • Cobra varios folios a la vez.
  • Registra otros ingresos, multipagos y vales.
  • Realiza corte de caja y consulta estadísticas.
5. Inventario / Almacén
  • Control de entradas y salidas de productos.
  • Consulta inventario por categoría o código.
  • Reportes de existencias y movimientos.
  • Rango de Productos →
6. Clientes
  • Registro rápido con datos básicos y fecha de nacimiento.
  • El sistema felicita automáticamente en cumpleaños.
  • Consulta historial y frecuencia de compras.
7. WhatsApp Automático

Mensajes automáticos en eventos clave:

  • Pedido recibido → "Tu pedido fue registrado con éxito".
  • Pedido listo → "Tu pedido está listo para recoger".
  • Pago realizado → "Gracias por tu pago, aquí está tu recibo".
8. Citas y Fechas Especiales
  • Agenda citas por cliente y servicio.
  • Recordatorios automáticos por WhatsApp.
  • Mensajes programados en fechas importantes.
9. Niveles de Usuario
  • Básico: solo módulos esenciales.
  • Intermedio: puede editar y consultar reportes.
  • Avanzado: acceso total a configuraciones y estadísticas.
10. Reportes y Estadísticas
  • Ventas diarias, semanales y mensuales.
  • Productos más vendidos.
  • Clientes frecuentes y totales de compra.
11. Órdenes
  • Muestra las órdenes según nivel de usuario.
  • Asigna estado "Terminado".
  • Muestra notas e instrucciones.
  • Muestra imágenes.
12. Solución de Problemas

Para evitar problemas en tu equipo, el mantenimiento preventivo es indispensable: elimina archivos temporales de las carpetas TEMP y TMP y, si tu disco no es de estado sólido (SSD), defragmenta periódicamente (defragmentar un SSD puede dañarlo, evítalo).

Respalda con frecuencia — usa un sistema en la nube y/o guarda copias regulares en un dispositivo distinto al que usas a diario.

¿Problemas con el sistema?
  • Elimina archivos temporales.
  • Verifica tu conexión a internet.
  • Usa la herramienta de mantenimiento de base de datos.
  • Sal del sistema y vuelve a ingresar.
  • Reporta incidencias lo antes posible.

🔀 Diagrama de Flujo de Datos

Usuario ──► Inicia sesión
   │
   ▼
Menú Principal ──► (Rol detectado)
   │
   ├──► Recepción ──► Citas ──► Clientes ──► WhatsApp Auto
   │
   ├──► Mostrador ──► Ventas ──► Caja ──► Corte Diario
   │
   ├──► Almacén ──► Entradas/Salidas ──► Inventario
   │
   └──► Administración ──► Configuración ──► Reportes ──► Estadísticas
   │
   ▼
Base de Datos Central (Productos, Contactos, Transacciones)
   │
   ▼
Mensajería / Reportes / Gráficos / Exportaciones

Este flujo muestra cómo los módulos se comunican con la base de datos central, garantizando trazabilidad, coherencia y control en tiempo real.

🔧 Solución de Problemas

🛠️ Mantenimiento preventivo: elimina archivos temporales de las carpetas TEMP/TMP con regularidad; si tu disco no es de estado sólido, defragmenta periódicamente (nunca defragmentes un SSD).
💾 Respaldos: respalda con frecuencia — usa un sistema en la nube y/o guarda copias en un dispositivo distinto al que usas a diario.
  • Elimina archivos temporales.
  • Verifica tu conexión a internet.
  • Usa la herramienta de mantenimiento de base de datos.
  • Sal del sistema y vuelve a ingresar.
  • Reporta incidencias lo antes posible.

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